NOVIDADES
A versão 7.0 introduz um conjunto de novas funcionalidades que lhe permitirão aumentar a rentabilidade, facilitar a gestão e melhorar o atendimento e a operação da sua Farmácia ou Loja de Saúde.
1. Conheça melhor o seu negócio através da ferramenta de gestão Winphar Manager
2. Maximize a rentabilidade com a gestão dos objetivos de venda e portfólio
3. Incremente o valor de incentivos a receber do SNS e cative os seus utentes
4. Nova parceria para transmissão de dados à HMR
5. Os alertas de interações medicamentosas estão mais completos
6. Nova Ficha de Produto
7. Pagamento Massivo de Lares – Impressão massiva de faturas
8. Melhorias às faturas e Notas de Crédito em A4
9. Consulte o estado das suas faturas a entidades (apenas farmácias ANF)
10. Garanta a resiliência dos dados do seu negócio: a importância dos backups
11. Justificações Técnicas na dispensa de mais de 2 embalagens
1. Conheça melhor o seu negócio através da ferramenta de gestão Winphar Manager
O Winphar Manager é um ferramenta de gestão que lhe permite aceder de forma fácil a um conjunto de métricas de gestão. Com esta ferramenta pode aumentar a eficiência e rentabilidade do seu negócio. Há já algum tempo em testes num conjunto alargado de clientes, o Winphar Manager foi agora disponibilizado a todos os nossos clientes.
O acesso ao Winphar Manager faz-se através do item que aparece no lado direito da barra de menus.
Apenas poderão aceder ao Winphar Manager os utilizadores que pertençam a um perfil a que tenha sido dada permissão para tal. Para atribuir esta permissão deve aceder ao menu Administração > Perfis. De seguida prima o botão Gerir Permissões e seleccionar o perfil (Administrador, Utilizador ou Gestão) pretendido.
Deve escolher o conjunto de permissões Gestão e Alterar.
A permissão Acesso ao Manager deve ser adicionada ao perfil. Após Gravar, todos os utilizadores com o perfil escolhido passam a ter acesso ao Winphar Manager.
O Winphar Manager proporciona acesso a um conjunto de dados de gestão, organizados por vários temas. O MENU no canto superior esquerdo dá acesso à navegação pelas várias áreas.
O Winphar Manager oferece ainda a possibilidade de recepcionar emails com dados de gestão:
-
- Diariamente o Mapa Fim de Dia
- Mensalmente os Mapa Resumo Faturação Entidades, Mapa Contabilístico de IVA e Mapa de KPIs. Este último proporciona um conjunto de Key Performance Indicators por funcionário.
Caso deseje activar a recepção destes emails, por favor contacte o nosso suporte.
2. Maximize a rentabilidade com a gestão dos objetivos de venda e portfólio
Quer esteja integrada num grupo, quer negoceie sozinha com a indústria farmacêutica, a Farmácia coloca sobre quem está ao balcão a servir os utentes ou no backoffice a fazer as compras, a responsabilidade de saber sempre reconhecer os milhares de produtos com condição negociada de entre as dezenas de milhares sem condição. Não é humanamente possível atingir a rentabilidade ótima sem o auxílio de ferramentas adequadas tanto no processo de venda como de compra.
O Winphar apresenta um conjunto de mecanismos que ajudam a concretizar os acordos estabelecidos com a Indústria e a maximizar a margem do seu negócio.
O carregamento de Objectivos de Vendas permite à Farmácia acompanhar de forma fácil o cumprimento dos objectivos negociados. Também permite a utilização do mecanismos de Sugestão Inteligente de Medicamentos para que no aviamento de uma receita, seja automaticamente proposto o produto que mais ajuda a Farmácia a atingir os objectivos ou a maximizar a rentabilidade.
O carregamento do Portfólio permite que durante o processo de Preparação de Encomenda lhe seja apresentada a disponibilidade (atualizada diariamente) dos produtos do Portfólio nos seus armazenistas, minimizando a possibilidade de adquirir o produto por um valor superior ao negociado com o Laboratório.
Estas funcionalidades permitem à sua equipa atingir um maior alinhamento com os objectivos definidos pela gestão da sua Farmácia, levando assim a maiores margens brutas.
Estas funcionalidades estão já disponíveis num Grupo de Farmácias, estando a Winphar a apresentar a solução a vários outros grupos. Em breve contamos ter mais novidades.
Caso faça a gestão de uma única ou de um conjunto de Farmácias e detenha a estrutura capaz de gerar os dados necessários a alimentar estes mecanismos, entre em contacto com a Winphar. Esta solução também pode ser para si.
3. Incremente o valor de incentivos a receber do SNS e cative os seus utentes
A Portaria n.º 262/2016 prevê a atribuição de uma remuneração específica às farmácias pela dispensa de embalagens de medicamentos comparticipados, designadamente os inseridos em grupos homogéneos com preço igual ou inferior ao 4.º preço mais baixo.
O Winphar alerta quando a dispensa de um medicamento genérico a um preço igual ou inferior ao 4.º preço mais baixo do grupo homogéneo resulte num ganho efetivo por via da atribuição da Remuneração Específica pela entidade SNS. Pode assim aumentar a sua rentabilidade ao mesmo tempo que vende o medicamento ao utente por um valor mais baixo.
Caso escolha baixar o PVP para o PVP4, esta alteração só tem repercussão nesta venda, não alterando o PVP na Ficha de Produto. Esta funcionalidade está disponível na Venda Manual e DEM para a entidade SNS. Caso a farmácia pretenda usar esta funcionalidade, para a qual aconselhamos a leitura atenta da legislação aplicável, deverá ativar a funcionalidade em Administração > Configuração > Configurações.
Em breve termos mais novidades em relação a este tema, nomeadamente como consultar o ganho financeiro para a farmácia..
4. Nova parceria para transmissão de dados à HMR
Em virtude de um protocolo de parceria assinado com a HMR® – Health Market Research, passa a ser possível às farmácias que assim o entendam, integrar o painel de dados da HMR. Para tal deverão assinar com a HMR um protocolo de cedência de dados, para o qual a HMR oferece contrapartidas.
Aguarde por favor pela comunicação da HMR para mais esclarecimentos relativamente ao protocolo de colaboração e ao eventual processo de adesão, que deverá ser iniciado pela farmácia junto da HMR.
Para mais informações contacte, por favor, a HMR.
5. Os alertas de interações medicamentosas estão mais completos
O Winphar passou a contar com nova informação científica estruturada, rigorosa e atual, proveniente do Simposium Terapêutico, no âmbito da parceria de longa data com a IQVIA. Esta fonte de dados será atualizada periodicamente.
O Home Screen passou recentemente a indicar a versão da Base de Dados do Simposium Terapêutico que está instalada no seu Winphar.
A primeira utilização desta informação faz-se sentir na melhoria dos alertas de interações medicamentosas, que agora abrangem não só os produtos ao balcão mas também os últimos 6 meses de histórico da ficha de utente. Quando é detectada uma potencial interação entre os medicamentos registados no Balcão, é gerado um alerta no canto superior esquerdo.
Também será gerado um alerta quando existir o potencial de interação entre um dos produtos ao Balcão e um dos produtos registados no Histórico do utente no últimos seis meses. Nesse caso, juntamente com o alerta, é indicado que o alerta resulta do histórico de cliente.
Os detalhes da interação podem ser acedidos através do botão Informações do alerta.
Para permitir a migração para a nova fonte de dados, conforme comunicação efetuada previamente, esta funcionalidade foi temporariamente desactivada em todas as farmácias até que esta versão esteja disponível em todos os nossos clientes. Será automaticamente reactivada nos clientes que a tinham ativa anteriormente. A ativação da funcionalidade pode ser efetuada acedendo a Administração > Configuração > Configurações, assim que o Winphar indicar um versão do Simposium com data de Agosto. A ativação em data anterior poderá resultar na apresentação de mensagem de erro ao balcão.
Em breve teremos mais novidades sobre a utilização desta informação científica.
6. Nova Ficha de Produto
A Ficha de Produto é um elemento nuclear do Winphar que limitava a evolução do Winphar. Foi iniciada uma migração tecnológica que permitirá uma mais rápida evolução da Ficha de Produto e do Winphar de agora em diante. Irá verificar que a Ficha de Produto está mais rápida e sofreu uma reorganização dos dados contidos em cada separador.
Numa primeira fase, destacamos:
- Melhorias funcionais a vários componentes, como a pesquisa no campo Titular AIM ou o acesso direto à lista de produto com mesmo CNPEM ou Grupo Homogéneo.
- Verificação rápida de produto Portfólio, Via Verde e Preferencial
- Possibilidade de edição rápida do Produto Preferencial, não sendo necessário recorrer à Edição Massiva.
- Deslocação dos níveis de stock mínimo e máximo para o separador Fornecedor. Em breve, passará a ser possível editar directamente estes parâmetros na Preparação de Encomenda, deixando de ser necessário aceder à Ficha de Produto.
- Possibilidade de ter mais do que 99.999 unidades de um produto.
Foi necessário remover temporariamente da ficha de produto as seguintes funcionalidades: Etiquetas, Informação Fornecedores e Histórico. No entanto, o acesso a estas funcionalidades passa a estar disponível diretamente nas atividades onde é mais usado, tornando o seu acesso mais rápido.
O acesso ao Histórico passa a ser possível diretamente na Pesquisa de Produtos (Produtos > Ficha), Preparação de Encomendas, Recepção de Encomendas, Balcão e Devoluções.
O acesso à Informação de Fornecedores (correio) passa a ser possível diretamente na Pesquisa de Produtos (Produtos > Ficha), Preparação de Encomendas e Balcão.
O acesso à impressão de Etiquetas passa a ser possível diretamente na Pesquisa de Produtos (Produtos > Ficha) e Recepção de Encomendas.
No formulário de Preparação de Encomendas, foi necessário agrupar algumas funcionalidades no botão Atalhos de maneira a garantir que todas são visíveis em écrans mais antigos, com resoluções menores. Todos os atalhos podem ser acedidos diretamente através do teclado.
Tal como todo o Winphar, a Ficha de Produto está em constante evolução, pelo que iremos apresentar mais novidades em breve. Estão já em preparação novas melhorias que vão ser lançadas nas próximas versões do Winphar, nomeadamente mais informação de Posologia e uniformização dos nomes dos Titulares AIM.
7. Pagamento Massivo de Lares – Impressão massiva de faturas
O Winphar possibilita a impressão massiva de Recibos, funcionalidade muito usada por quem trabalha com instituições, como lares. É agora possível imprimir as Faturas juntamente com os Recibos. Quando são impressas as Faturas e os Recibos, estes podem ser impressos em sequência (todas as Faturas e todos os Recibos) ou intercalando cada Fatura com o respetivo Recibo.
8. Melhorias às faturas e Notas de Crédito em A4
Ao contrário das Faturas, as Notas de Crédito não apresentavam a tabela resumo de incidência por taxa de IVA. Esta informação passa a estar disponível nas Notas de Crédito impressas em A4.
Quando um produto tinha um nome muito longo, a sua descrição poderia ficar cortada nas Faturas impressas em A4. Nesta versão, já foi garantido que esta situação não ocorre.
Em breve teremos mais novidades em relação às Faturas A4.
9. Consulte o estado das suas faturas a entidades (apenas farmácias ANF)
Os associados da ANF passam a poder consultar o estado das Faturas Eletrónicas submetidas às entidade SNS e SBSI. Em Faturação > Fatura Eletrónica é agora possível consultar o estado da FE e eventuais correcções que venham a ser solicitadas pela entidade. O fluxo de submissão de FEs tinha os seguintes estados:
Para as FEs submetidas com a versão 7.0, passarão a ser possíveis dois tipos diferentes de erro: erro no envio da FE para a ANF e erro de integração da FE pela entidade. Neste último caso, será possível consultar a mensagem de erro.
A existência de erro na Entidade não significa que a fatura tenha sido rejeitada na totalidade. Pode apenas indicar a necessidade de emissão de uma Nota de Crédito parcial. O estado de cada FE e eventuais inconformidades podem ser consultados clickando na linha correspondente à FE.
10. Garanta a resiliência dos dados do seu negócio: a importância dos backups
Como qualquer outro Software de Gestão, o Winphar encerra em si um conjunto de dados que não só são críticos para o seu negócio como recai sobre o seu negócio a responsabilidade de garantir a sua permanência e durabilidade. Por exemplo, os dados fiscais não podem ser perdidos sobre pena de incumprimento de obrigações fiscais perante o Estado.
O Winphar recorre a um conjunto de mecanismos para o ajudar a garantir a salvaguarda da informação:
-
- Recomendamos (de acordo com as exigências da Autoridade Tributária) a utilização de servidores com RAID, de forma a sobreviver a avarias num disco rígido
-
- São gerados backups diários, de forma rápida, para que tal não seja um constrangimento à operação do seu negócio
- Sempre que exista mais do que um posto, os backups são replicados para mais do que um computador
Ainda assim, podem existir situações catastróficas, de erro humano ou um ataque malicioso que podem levar à perda de dados do seu negócio, quer sejam relativos a um curto período de tempo, quer seja total. Esta situação é mais provável em locais com apenas um posto, mas também pode acontecer numa Farmácia com vários postos perante uma catástrofe, como um incêndio.
Nunca é demais reiterar a importância de periodicamente gravar um backup para um disco rígido portátil que fique guardado fora da sua Farmácia ou Loja de Saúde. Caso precise, contacte o nosso Helpdesk para saber como fazer uma cópia de segurança para um disco externo.
Nesta versão, o Winphar dá mais um passo em frente no esforço para garantir a perenidade da informação do seu negócio. Foi introduzido um mecanismo que permitirá, num espectro mais alargado de cenários, recuperar dados fiscais relativos às vendas realizadas desde o último backup. Mais uma vez, sempre que existam vários postos, estes dados são replicados, para permitir recuperar da perda total do servidor.
Estamos a trabalhar para oferecer novos mecanismos de segurança de dados. Em breve comunicaremos mais novidades.
11. Justificações Técnicas na dispensa de mais de 2 embalagens
O SPMS está a implementar a portaria 284-A/2016, que define restrições à quantidade de embalagens dispensadas nas receitas eletrónicas (com e sem papel). Em concreto, “As farmácias apenas podem dispensar um máximo de 2 embalagens, por linha de prescrição, ou de 4 embalagens, no caso das embalagens em dose unitária, por mês.”, sendo que “As farmácias podem, mediante justificação, dispensar uma quantidade superior”.
O Winphar 7.0 suporta a indicação de Justificações Técnicas, sendo este tema apresentado na Circular SPC0725. Esta funcionalidade será automaticamente ativada nas farmácias após receberem a versão 7.0 e consoante a disponibilidade do serviço do lado do SPMS.
O Justificação Técnica deve ser selecionada em cada linha onde a farmácia dispensa mais do que 2 embalagens ou, sempre que a validação da receita indique que as 2 embalagens já foram dispensadas no corrente mês.
Ao selecionar a indicação de Justificação Técnica, deverá indicar qual das justificações admissíveis se aplica. Numa primeira fase, o SPMS apenas aceita a indicação de uma só Justificação Técnica. No entanto, o Winphar já está preparado para a indicação de várias Justificações Técnicas, funcionalidade que poderá resultar numa mensagem de erro na validação da receita.
Está já prevista, a médio prazo, a implementação pelo SPMS de mais Justificações Técnicas e do desdobramento. O desdobramento vai permitir a dispensa de várias embalagens de menor dimensão quando não está disponível a embalagem com o tamanho prescrito. Estas funcionalidades serão disponibilizadas pelo Winphar quando forem implementadas pelo SPMS.
___
Na versão anterior 6.66 foram disponibilizadas as seguintes funcionalidades:
-
Consulte os dados do Utente a quem foi prescrita a RSP
-
Novo fornecedor nas Encomendas Instantâneas
-
Limitar pagamento em Multibanco ao total da venda
-
Ficheiro SAFT diferencia Fatura de Fatura Recibo
-
Já é possível ter PVP com mais do que 5 dígitos (outras moedas)