NOVIDADES
É com muito gosto que a Equipa Winphar apresenta a maior versão dos últimos meses! No total foram introduzidas 19 novidades principais, entre as quais novos mapas que facilitam as tarefas de gestão e novas funcionalidades de aumento de segurança na dispensa e melhoria do fluxo de atendimento ao balcão. Outro dos nossos objetivos foi desenvolver funcionalidades que contribuíssem para o aumento da rentabilidade da farmácia, por redução do esforço das equipas em tarefas de rotina, diminuição do consumo de consumíveis e redução do volume de quebras em stock sem rotação.
1. A Listagem de Clientes tem novas funcionalidades: Saiba quem compra cada produto e quem já não o visita há algum tempo!
2. Dispense com maior segurança: visualize ao balcão as patologias associadas ao cliente em atendimento
3. Novo Mapa Winphar: Evolução de Compras a Fornecedores
4. Já pode exportar e analisar as suas vendas nas Listagens Parametrizadas!
5. Nova Sugestão Inteligente de Medicamentos: Produto Substituição
6. Novos campos ao balcão: maior segurança e maior agilidade na dispensa
7. Envie as faturas por email e consuma menos papel!
8. O Talão de Medicamentos por Dispensar da RSP está mais compacto e completo
9. Extraia listagens de reservas de acordo com os filtros desejados
10. Na pesquisa ao balcão, a seleção de um produto para dispensa está mais intuitiva
11. Pesquise rapidamente uma circular por palavra chave
12. Aceda rapidamente à Pesquisa Avançada do INFOMED através da ficha de produto
13. Simplificámos o fluxo de aceitação de donativos para o Programa Dar Troco da Dignitude
14. Já pode ativar a sincronização automática das datas de validade do Winphar com as do Robot
15. A exportação de dados de mapas está mais percetível
16. É mais difícil criar fichas de cliente em duplicado
17. A lista de Atalhos Rápidos ao Balcão foi atualizada
18. Ficheiro SAFT: Alteração de descrição do tipo de produto “Outros”
19. Os backups estão mais completos
1. A Listagem de Clientes tem novas funcionalidades: Saiba quem compra cada produto e quem já não o visita há algum tempo!
A Listagem de Clientes, disponível no menu Clientes > Listagem de Clientes, passou a apresentar novos filtros para que possa conhecer melhor os seus clientes. Os novos filtros estão divididos em dois separadores. No primeiro separador pode encontrar filtros para estado de RGPD, Acompanhamento Farmacêutico e Compras. O novo filtro de Compras permite identificar os clientes que não efetuaram compras nos últimos dias ou os que visitaram a farmácia recentemente. O filtro Consentimento RGPD permite identificar as fichas de cliente em função do respetivo tipo de Consentimento. O filtro Acompanhamento Farmacêutico permite verificar rapidamente os clientes que têm ficha de acompanhamento criada.
O segundo separador (Mais Filtros) permite identificar e extrair uma listagem de clientes por tipo de patologias (registadas na ficha de Acompanhamento Farmacêutico) para por exemplo os contactar para a realização de um rastreio, ou identificar e extrair uma listagem de clientes com compras de determinados produtos, para por exemplo os convidar para um novo lançamento de determinada marca de dermocosmética.
Os produtos podem ser identificados por Famílias Comerciais, por nome (designação) ou por código. A identificação por código permite fazer copy-paste de um conjunto de códigos a partir de uma folha de cálculo ou o carregamento de um ficheiro.
2. Dispense com maior segurança: visualize ao balcão as patologias associadas ao cliente em atendimento
O Winphar passou a disponibilizar a todos os nossos clientes a funcionalidade de registo, na Ficha de Cliente, das Patologias de cada utente. Até agora, esta funcionalidade apenas estava disponível para os subscritores de alguns módulos extra.
A associação de Patologias pode ser efetuada de forma automatizada ou manual. Ao dispensar um medicamento com qual o Winphar relaciona um conjunto de patologias, este irá automaticamente propor, no fecho da venda, a associação destas patologias ao utente. Basta selecionar as que se aplicam ao utente que foi identificado ao balcão.
A associação manual é realizada na Ficha de Cliente, no separador Cond. Saúde. Para associar uma nova patologia / condição de saúde, deverá usar os botões Alterar e Adicionar.
Depois deverá selecionar a Condição de Saúde e clicar em Confirmar e Gravar, para guardar as alterações efetuadas à Ficha de Cliente. Pode ser atribuída uma data de expiração a uma condição de saúde, para que condições temporárias sejam automaticamente removidas após essa data. Também é possível registar observações.
Para que seja possível o registo automatizado de Patologias, é necessário ativar essa funcionalidade na configuração do Winphar. Deve aceder ao menu Administração > Configuração > Balcão, ativar a opção Patologias e clicar em OK [F4] para gravar as alterações.
O registo de patologias apenas é possível para clientes com ficha de Acompanhamento Farmacêutico criada. Para tal é necessário o consentimento explícito do utente aquando da recolha do consentimento RGPD.
Com o consentimento, já será possível ativar a Ficha de Acompanhamento Farmacêutico.
O botão para ativação está disponível na gaveta de cliente ao balcão ou no menu Cliente> Acompanhamento Farmacêutico.
No atendimento ao balcão, e caso o cliente tenha Patologias associadas à sua ficha, essa informação pode ser rapidamente visualizada na gaveta de cliente, acrescentando uma maior segurança à dispensa.
3. Novo Mapa Winphar: Evolução de Compras a Fornecedores
São cada vez mais diversas as condições em que assentam os acordos entre farmácias e laboratórios. É comum os objetivos serem definidos em sell-in (compras) em vez de sell-out (vendas). Foi assim criado o novo mapa, disponível em Fornecedores > Mapas > Evolução de compras para análise da evolução das compras.
Este novo mapa espelha os filtros do Mapa Evolução de Vendas, com as necessárias adaptações. Em concreto, foi removido o filtro por Colaborador.
Esperamos o seu feedback para evoluir este mapa. No futuro iremos lançar a versão multi-loja deste mapa.
4. Já pode exportar e analisar as suas vendas nas Listagens Parametrizadas!
A funcionalidade de Listagens Parametrizadas, disponível em Gestão > Listagens Parametrizadas, permite exportar dados em bruto para análise com folha de cálculo ou outras ferramentas.
Já era possível a exportação de dados de Produtos, Clientes, Fornecedores e Documentos. Passou agora a estar também disponível informação sobre Vendas.
Os campos disponíveis permitem recolher informação sobre a venda, cliente, produtos vendidos, valores e comparticipações.
5. Nova Sugestão Inteligente de Medicamentos: Produto Substituição
Infelizmente, é comum a Farmácia acumular produtos que tem dificuldade em escoar, arriscando que os mesmos passem o prazo de validade e tenham de ser devolvidos ou efetuada quebra, ambas situações geradoras de prejuízo.
O Winphar tem mecanismos para ajudar na identificação e escoamento desses produtos. O Manager apresenta os produtos sem rotação (Stock Parado), definido com os produtos sem vendas nos últimos 6 meses, e cuja validade irá expirar nos próximos 3 meses.
É possível marcar esses produtos como Produto Preferencial, passando o Winphar a apresentar uma estrela para destacar os produtos.
Nesta versão passou a estar disponível uma nova funcionalidade, denominada Substituição SIM. Os produtos com este atributo serão automaticamente selecionados na dispensa em receitas eletrónicas, independentemente do critério que esteja escolhido para a Sugestão Inteligente de Medicamentos (SIM). Caso haja vários medicamentos com este mesmo atributo, será dada prioridade ao com o prazo de validade mais curto. Caso continue a haver concorrência, será selecionado o medicamento com maior número de existências.
Estas operações tanto podem ser realizadas individualmente, na Ficha de Produto, ou simultaneamente para vários produtos, através da Alteração Massiva (funcionalidade disponibilizada na versão 7.12).
Esta funcionalidade foi desenhada para ajudar a Farmácia a escoar Stock Parado. Assume-se que o objetivo será escoar MSRM (com alternativas com o mesmo CNPEM) com existências excessivas e que não se pretende repor o stock vendido. Se for esse o caso, recomendamos ainda que:
- caso o produto esteja em Gestão Automática de Stocks (GAS), seja retirado desse modelo de sugestão de encomendas, para que o Winphar não crie novas encomendas em função das vendas
- caso o produto esteja em gestão manual de compras, seja definido um stock mínimo/máximo de zero, para que o Winphar não sugira novas compras
Recomendamos ainda que o produto seja também definido como Produto Preferencial (estrela) para que haja visibilidade na dispensa de receitas manuais.
6. Novos campos ao balcão: maior segurança e maior agilidade na dispensa
No seguimento de sugestões recebidas por parte de alguns utilizadores do Winphar, que como sempre agradecemos, foram efetuadas alterações ao balcão com o objetivo de otimizar a informação disponibilizada e facilitar o fluxo de dispensa.
Em concreto foram acrescentados os campos CNPEM, DCI, Classificação (quanto à dispensa) e número de Reservas. Foi dado maior destaque às Existências e o utilizador foi deslocado para o topo do écran. Foi ainda retirado o campo Preço Máximo Autorizado (PMA).
O número de Reservas apresenta um alerta de cor caso as existências atuais do produto não sejam suficientes para garantir a quantidade a dispensar ao balcão e o número de reservas já satisfeitas e ainda por resolver.
7. Envie as faturas por email e consuma menos papel!
No fim da venda passou a ser possível escolher enviar a fatura por email ao cliente, em vez de efetuar a sua impressão.
Para que a opção de Enviar Email esteja disponível é necessário que o cliente em atendimento tenha o endereço de email definido na Ficha de Cliente.
Também é necessário que a farmácia tenha os elementos da conta de email a utilizar para o envio dos emails já configurados. A configuração está disponível em Administração > Configuração, separador CRM.
Esta funcionalidade permite poupar papel, tendo um impacto ecológico positivo. Ao mesmo tempo, facilita o arquivo das faturas para os clientes que preferem a utilização de formas de arquivo digital ao papel.
8. O Talão de Medicamentos por Dispensar da RSP está mais compacto e completo
Voltámos a melhorar o Talão de Medicamentos por Dispensar da Receita sem Papel. Este talão passou a identificar o utente a quem a receita foi prescrita e a agrupar as embalagens de cada medicamento.
Anteriormente, caso a receita contivesse várias unidades do mesmo medicamento, seriam reproduzidas tantas linhas quantas em embalagens prescritas. Foi adicionado o campo Quantidade que passa a indicar o número de embalagens, passando cada medicamento a aparecer uma única vez. O talão mais compacto facilita a consulta e poupa papel.
9. Extraia listagens de reservas de acordo com os filtros desejados
O mapa de Reservas, disponível em Vendas > Reservas foi alvo de intervenção de forma a valorizar a informação produzida. O filtro Estado de Reserva foi alterado para permitir a seleção de múltiplos estados em vez de um único. Por omissão, são apresentadas as reservas em todos os estados possíveis.
Foi também alterado o nome do anterior botão Imprimir, para Imprimir Talão, de forma a não gerar confusão com a impressão da listagem visualizada.
A impressão da listagem é possível através do relatório, acessível no botão Listagem. Este relatório viu o seu título alterado para “Listagem de Reservas”, passou a incluir o estado da reserva e a refletir os filtros escolhidos na visualização.
10. Na pesquisa ao balcão, a seleção de um produto para dispensa está mais intuitiva
Ao realizar a pesquisa de um produto ao balcão, passou a ser possível introduzir o produto ao balcão com a tecla Enter.
Esta pequena alteração de comportamento permite ganhar tempo, ao usar um tecla de mais fácil acesso e mais intuitiva.
11. Pesquise rapidamente uma circular por palavra chave
As circulares do Winphar são um importante repositório de informação prática, no qual a equipa do Winphar deposita um grande esforço para garantir informação rigorosa, prática e atual aos utilizadores do Winphar. Apesar de recomendarmos a leitura de todas as circulares assim que são publicadas, sabemos que é frequentemente necessário consultar circulares antigas para rever informação sobre como lidar com eventos menos frequentes. A consulta de circulares, disponível em Aplicação > Circulares, passou a permitir a utilização de wildcards no filtro de Descrição.
Tal como em muitas outras pesquisas no Winphar, pode agora usar o caracter % para indicar qualquer sequência de caracteres.
12. Aceda rapidamente à Pesquisa Avançada do INFOMED através da ficha de produto
Para além da informação contida na ficha de produto e a disponibilizada pela Simposium, o Winphar possibilita o acesso à fonte de dados online do INFARMED.
Num único botão Inf. Online, pode consultar o Folheto Informativo, o RCM e aceder à Pesquisa Avançada do INFOMED.
13. Simplificámos o fluxo de aceitação de donativos para o Programa Dar Troco da Dignitude
A versão 7.05.04 do Winphar introduziu a possibilidade das Farmácias participarem nos programas de recolha de donativos para o Fundo de Emergência abem. Nesta versão foram melhorados os mecanismos de aceitação de donativos, simplificando o fluxo de trabalho e o esforço despendido pela farmácia para aceitar e processar um donativo. Esta funcionalidade está disponível para as Farmácias aderentes em Vendas > Doação Dignitude.
Neste écran é possível consultar a lista de doações recebidas, assim como anular uma delas. A aceitação de novos donativos é efetuada com o botão Doar, que chama o formulário para preenchimento dos dados do doador.
Ao concluir o preenchimento, é automaticamente emitido o talão comprovativo do donativo (para entregar ao utente), gerado o movimento de caixa (não há faturação pela farmácia, mas o montante entra em caixa) e é emitido o talão para o SPCash, quando a farmácia utiliza uma máquina de trocos. A anulação de um donativo efetua os processos inversos.
14. Já pode ativar a sincronização automática das datas de validade do Winphar com as do Robot
Anunciada na versão anterior e já disponibilizado a alguns clientes, esta funcionalidade pode agora ser ativada em todas as Farmácias com Robot. Basta aceder a Administração > Configuração, e ativar a opção Sincroniza validades entre robot e Winphar, no separador Configurações.
Relembramos que o Winphar sincroniza a data de validade com o Robot após cada venda, passando esta a ser a única ocasião em que o Winphar avança automaticamente a data de validade de um produto.
Chamamos a atenção para a situação em que um produto é retirado do Robot para venda, mas que acaba por ser reposto manualmente de volta ao Robot. Se este produto era o único com uma data de validade mais curto e a sua venda fez com o que o Winphar atualizasse a data de validade, a sua reposição manual no Robot fará com que volte a haver um produto com data de validade mais curta, sem que o Winphar disso tenha conhecimento. Esta situação deverá ser corrigida através da abertura da ficha do produto, caso contrário, apenas será refletida na próxima receção de encomenda ou venda.
15. A exportação de dados de mapas está mais percetível
Muitos dos mapas do Winphar permitem a exportação para vários formatos, incluindo dois que podem ser usados com folhas de cálculo. Nesta versão alterámos o nome dos dois últimos formatos para tornar mais explícita a sua utilização.
A exportação para formato Excel cria um ficheiro com o formato nativo desta folha de cálculo, podendo incluir dados de formatação mais sofisticados. A exportação para CSV (comma separated values) permite a utilização em todas as folhas de cálculo e outros programas de análise de dados, dispensando quaisquer formatações, contendo apenas os dados em bruto. A exportação para CSV tem melhor desempenho, podendo ser particularmente útil na exportação de mapas de grande dimensão.
16. É mais difícil criar fichas de cliente em duplicado
Como já acontecia com o número do Cartão do Cidadão, o Winphar passou também a ter em consideração, na criação de novas fichas de cliente, a existência de outras fichas com o mesmo NIF. Deixa assim de ser possível a criação de várias fichas com o mesmo NIF, o que era uma potencial fonte de erros (duplicação de fichas).
Relembramos que o módulo de Gestão de Instituições (Lares) permite a associação de vários utentes à mesma entidade e faturação conjunta. Para mais informações acerca do Módulo Instituições contacte o nosso Helpdesk.
17. A lista de Atalhos Rápidos ao Balcão foi atualizada
Na versão 7.04 anunciámos que iríamos passar a considerar que todos os postos onde é corrido o Winphar dispõem de uma resolução mínima de 1024×768 pixels, resolução esta já não disponível no mercado há muitos anos.
Nesta versão fizemos uso desta nova resolução mínima para aumentar a dimensão da ajuda disponibilizada na lista de Atalhos Balcão Winphar. Foi agora possível incluir um conjunto de atalhos que, existindo já, não eram anteriormente apresentados por falta de espaço.
18. Ficheiro SAFT: Alteração de descrição do tipo de produto “Outros”
Foi efetuada uma alteração à geração do ficheiro SAFT para entrega à AT. Todos os produtos passaram a ser enviados como Produto (P) ou Serviço (S), deixando de ser utilizado o código para Outros (O). Assim, produtos classificados como Medicamentos e Outros passam a ser classificados como Produto (P) para fins de comunicação à AT do ficheiro SAFT. Os produtos classificados como Serviço são comunicados como Serviço (S).
19. Os backups estão mais completos
A integridade, disponibilidade e completude dos backups continua a ser uma preocupação da equipa do Winphar, com vista à redução do tempo de paragem em caso de perda de dados ou avaria de hardware. Nesta versão passámos também a replicar por vários postos os backups do Manager. Embora o Manager não contenha dados críticos à operação da farmácia cuja perda possa causar constrangimentos fiscais ou legais, a reposição integral dos dados estatísticos permite uma mais rápida recuperação total das funcionalidades do Winphar em caso de perda de dados.
Em breve teremos mais novidades em relação aos backups.
___
Na versão anterior 7.07.08 foram disponibilizadas as seguintes funcionalidades:
- Já pode ativar a impressão de códigos bidimensionais (QR) nas suas faturas!
- Já é possível configurar a impressão de códigos bidimensionais (QR) nas impressoras Epson TM-J7100
- Fase Piloto de Fecho Automático de Faturação a Entidades
- Pesquisa de ficha de cliente para alterar apenas os dados fiscais na emissão de fatura
- Melhoria da sincronização Winphar/Robot para as Datas de Validade
- Consulta rápida da percentagem de desconto aplicada em cada venda
- A Pesquisa de Clientes deixou de ser sensível aos acentos