NOVIDADES
1. Enganou-se a dar entrada de uma encomenda? Agora já é possível corrigir!
2. As atualizações do Winphar estão mais céleres e simples
3. O histórico de vendas está de volta à ficha de produto
4. O talão de reservas está mais compacto
5. É mais rápido aplicar a mesma justificação técnica a várias linhas de uma RSP
6. O seu utente tem preferência por um laboratório? Pode alterar todas as linhas em dispensa de uma só vez!
7. O Mapa de Vendas multi-loja está mais completo
8. Já é possível registar os fees que incorrem em cada fatura
9. Maior resiliência contra a perda de dados em locais com apenas um posto
1. Enganou-se a dar entrada de uma encomenda? Agora já é possível corrigir!
O Winphar passou a permitir alterar uma encomenda após a sua transmissão ou recepção. Esta funcionalidade deve ser utilizada com parcimónia pois são criados movimentos adicionais que podem dificultar o despistes de movimentos de produtos.
Esta funcionalidade apenas está disponível para os utilizadores com perfis onde a funcionalidade foi explicitamente ativada através de Administração > Perfis. Recomendamos que esta funcionalidade seja restrita a poucos utilizadores, pois permite alterar stocks após a recepção da encomenda, pode ter impacto nas reservas e resultar em perda de rigor no cálculo do Preço Médio de Custo (PMC). A permissão a atribuir é a Edição de Encomendas, presente no grupo Fornecedores.
Para editar uma encomenda, aceda a Fornecedores > Edição Encomendas. Pode procurar a encomenda através do número de fatura ou utilizando os filtros de data, fornecedor e tipo de encomenda. Após identificar a encomenda, podem ser realizadas as seguintes operações, consoante o estado da encomenda: editar, anular ou alterar fornecedor. Não é possível editar encomendas geradas pelo módulo de Gestão Automática de Stocks por forma a não interferir com a operação dos algoritmos.
Uma encomenda que esteja no estado Transmitida pode ser anulada ou alterada para um fornecedor diferente. Estas operações são internas ao Winphar e não resultam no cancelamento ou retransmissão da encomenda junto do fornecedor. Caso deseje cancelar uma encomenda já transmitida, deverá também contactar o fornecedor, para verificar se ainda é possível cancelar o envio da mesma.
Uma encomenda que já tenha sido Recebida, pode ser anulada, editada ou alterada para um fornecedor diferente. Estas operações levam à reversão das operações realizadas durante a recepção original: movimento de conta corrente de fornecedor, movimento de stock. No caso da anulação da encomenda, estas operações finalizam o processo. No caso da alteração de fornecedor, estas operações são novamente realizadas, de forma automática para o novo fornecedor. No caso da edição da encomenda, após a reversão, a encomenda fica novamente disponível para recepção.
Dada a complexidade das operações envolvidas, é necessário ter em atenção o impacto da correcção de encomenda sobre as Faltas, PMC e Reservas.
A geração de faltas para nova encomenda apenas acontece a primeira vez que uma encomenda é rececionada. A posterior edição (ou anulação) de uma encomenda não modifica as faltas já geradas, nem são geradas novas faltas.
O PMC é calculado utilizando o histórico recente de recepções. Uma vez que tanto é possível alterar recepções recentes como antigas, a edição de recepções não resulta na alteração/atualização do PMC, o que poderia resultar no desvirtuar do seu significado.
Aquando da recepção de uma encomenda, é realizada a Satisfação de Reservas. Posteriormente, caso a edição de uma encomenda resulte no aumento das quantidades recebidas, serão satisfeitas mais reservas, se existirem ainda reservas pendentes. Caso a quantidade recebida seja reduzida não haverá lugar à reposição de reservas no estado pendente. Caso a recepção da encomenda seja anulada, as reservas serão repostas no estado Pendente.
A edição de encomendas não está ainda disponível em todos os nossos clientes. Será introduzida gradualmente ao longo dos próximos dias. Será notificado, via aviso no Winphar, quando esta funcionalidade for ativada no seu Winphar.
Esta funcionalidade responde a uma solicitação frequente dos nossos clientes. Como sempre, contamos com o seu feedback para ajudar a melhorar o Winphar.
Também a Recepção de Encomendas foi alvo de melhorias ao nível da navegação. O Enter passa a ter sempre o comportamento de passar para o mesmo campo da linha abaixo. Pode usar o Tab para deslocar o cursor para o campo à direita ou utilizar as setas para navegar na direcção que pretender.
2. As atualizações do Winphar estão mais céleres e simples
Desde a publicação da versão 7.01 do Winphar, temos atualizado vários componentes do mesmo para facilitar os processos de atualizações (versão, dicionário, Infarmed e Simposium). O procedimento de atualização anterior deixou de se revelar eficaz a partir do momento em que o Infarmed impôs atualizações diárias da base de dados de medicamentos.
As atualizações à aplicação Winphar são agora descarregadas pelo Atualizações Winphar, programa autónomo que veio substituir o antigo Winphar Notícias. Esta aplicação corre no Posto 0, que terá de estar ligado para receber as atualizações do Winphar, tipicamente lançadas a cada 2 ou 3 semanas. Sempre que possível, irá ser avisado na véspera para deixar o Posto 0 ligado durante a noite, para que a atualização seja instalada assim que arrancar o Winphar no Posto 0 no dia seguinte.
As bases de dados com a informação necessária à operação do Winphar (Infarmed, Simposium, dicionário) são descarregadas pelo Manager, que corre no Servidor. Estas atualizações são diárias, pelo que o Servidor deve manter-se ligado durante a noite. Nas instalações mais pequenas, com poucos postos, é possível que o Servidor e Posto 0 sejam a mesma máquina.
A barra de estado do Winphar mostra o estado de operação do Manager. Este deverá estar ON.
Caso esteja OFF, poderá reiniciar o servidor e caso tal não resolva, deverá contactar o suporte.
Por favor consulte a circular SPC0729 para conhecer em detalhe os procedimentos a seguir para assegurar a constante atualização do seu Winphar.
3. O histórico de vendas está de volta à ficha de produto
A versão 7.0 introduziu uma nova Ficha de Produto, à qual foi necessário remover temporariamente algumas funcionalidades. Nesta versão é reposta a funcionalidade de Histórico de Vendas com acesso através da Ficha de Produto.
Este é um primeiro passo com vista à recuperação, na Ficha de Produto, do acesso ao Histórico completo de movimento, através de uma nova implementação.
Relembramos que o acesso ao Histórico completo de Movimentos está disponível nos locais onde é mais requisitado.
4. O talão de reservas está mais compacto
O talão de reservas passou a juntar várias linhas do mesmo produto numa só, permitindo que a impressão seja mais rápida e económica.
O comportamento anterior consistia em imprimir uma linha por cada unidade de produto reservada, mesmo que o mesmo produto aparecesse em várias linhas.
O fluxo e procedimentos de reserva, funcionalidades que os nossos clientes já reconhecem e utilizam diariamente, serão alvo de novas melhorias nas próximas versões.
5. É mais rápido aplicar a mesma justificação técnica a várias linhas de uma RSP
É frequente, durante a Dispensa Eletrónica de Medicamentos (DEM), que a validação de uma Receita resulte na apresentação do mesmo erro para várias linhas.
Ao seleccionar uma Justificação Técnica (JT) para uma linha, pode escolher propagar a mesma JT para todas as linhas da mesma receita que apresentam o mesmo erro. Esta operação apenas deve ser usada quando a JT a utilizar é efectivamente a mesma para todas as linhas que apresentam o mesmo erro.
Quando pretender trocar um produto para o qual já foi escolhida a justificação técnica, a pesquisa apresenta agora apenas os produtos do mesmo Grupo Homogéneo (GH). Caso o produto não tenha GH, são mostrados todos os produtos.
6. O seu utente tem preferência por um laboratório? Pode alterar todas as linhas em dispensa de uma só vez!
Ao abrir uma Receita Eletrónica, o Winphar recorre ao mecanismo de Sugestão Inteligente de Medicamentos para popular o balcão com os medicamentos que satisfazem a receita e o critério definido na sua farmácia (objectivos, histórico de cliente ou lucro). Caso o seu utente tenha preferência por um laboratório específico, o Winphar permite agora a substituição de todas as linhas do mesmo medicamento.
7. O Mapa de Vendas multi-loja está mais completo
O Mapa Evolução de Vendas MultiLoja (disponível em Vendas > Controlo de Vendas > Evolução de vendas MultiLoja para os clientes com o módulo Multi Loja ativo) foi atualizado, apresentando agora os mesmos filtros que o Mapa Evolução de Vendas.
É agora possível efetuar análises de vendas com recurso aos mesmos filtros quer esteja a fazer uma análise local ou em várias lojas ao mesmo tempo.
Relembramos que o módulo Multi Loja permite fazer análises de vendas em várias lojas em simultâneo, apresentando para cada produto, as vendas por loja e totais. Também permite a consulta de stocks nas outras lojas.
Em complemento, o módulo de Transferência de Stocks permite a criação de guias de transporte e a sua recepção automática no destino, facilitando o movimento de produtos entre lojas diferentes.
8. Já é possível registar os fees que incorrem em cada fatura
Alguns fornecedores trabalham com descontos, outros com fees. Alguns colocam os descontos ou fees nos resumos, outros nas faturas. O Winphar já permitia o registo de descontos na fatura. Nesta versão, passa a permitir o registo de fees relativos a uma fatura. Esta informação é registada após o fecho da recepção de encomenda, ao visualizar o quadro Resumo do Documento do Fornecedor. O valor do fee é usado para “acertar” o valor da fatura após a introdução do custo de cada produto. É assim possível ter um controlo mais rigoroso da conta corrente do fornecedor. O valor do fee não tem impacto no cálculo do Preço Médio de Custo dos produtos ou no cálculo do lucro.
O valor da fatura após desconto e o valor total passaram a ser apresentados com mais do que duas casas decimais. Torna-se assim mais fácil introduzir o valor correto da fatura quando o fornecedor apenas realiza arredondamentos no final da fatura em vez de por linha ou quando trabalha com mais do que duas casas decimais. O valor que passa para a conta corrente é arredondado ao cêntimo.
Esta funcionalidade está a ser ativada de forma progressiva nos nossos clientes ao longo dos próximos dias.
9. Maior resiliência contra a perda de dados em locais com apenas um posto
Na versão 7.0 introduzimos novos mecanismos de backup (cópia de segurança), dando mais um passo em frente no esforço para garantir a perenidade da informação do seu negócio. Aproveitámos também para o relembrar da importância dos backups e do seu papel na execução e salvaguarda dos mesmos.
A segurança depende do elo mais fraco, e no caso das instalações Winphar com apenas um posto, a avaria, ataque ou mau funcionamento do mesmo podem levar à perda de dados caso não estejam replicados noutro local. No entanto, mesmo que guarde os backups noutro local, existe sempre o risco de uma falha entre backups. Foi por isso que na versão 7.0 foi introduzido um mecanismo que permitirá, num espectro mais alargado de cenários, recuperar dados fiscais relativos às vendas realizadas desde o último backup. Sempre que existam vários postos, estes dados são replicados, para permitir recuperar da perda total do servidor.
Nesta versão passou a ser possível a salvaguarda, em servidores da Simphar, dos dados dos documentos fiscais emitidos entre backups, permitindo assim o cumprimento das suas obrigações fiscais em caso de falha do computador que seja único. Os dados guardados apenas permitem a recuperação dos documentos fiscais, não estando incluídos dados sobre movimentos de stock, dispensa de medicamentos, comparticipações, etc, dados esse que apenas são incluídos nos backups.
A ativação desta funcionalidade está a ser realizada progressivamente, apenas nas instalações do Winphar com um único posto. Será notificado quando for ativado no seu Posto de Farmácia ou Loja de Saúde. Este mecanismo não substitui os backups, sendo a recuperação de dados fiscais através deste mecanismo realizada de acordo com a nossa tabela de preços de serviços.
Este mecanismo apenas funciona existindo uma boa ligação à Internet e um computador que cumpra os requisitos mínimos atualmente estabelecidos para a execução do Winphar. Ainda assim, dependendo da altura entre a falha e transmissão de dados, podem existir documentos fiscais não são replicados para os servidores da Simphar. A falha dos servidores da Simphar ou da ligação entre o Winphar e estes servidores, via Internet, também impede a salvaguarda dos dados. Este serviço é oferecido com um nível de serviço best effort (melhor esforço), não sendo oferecida qualquer garantia quanto à sua operação, propósito ou eficácia.
Estamos a trabalhar para oferecer novos mecanismos de segurança de dados. Em breve voltaremos a comunicar mais novidades.
___
Na versão anterior 7.01 foram disponibilizadas as seguintes funcionalidades:
-
É mais fácil aceder à DEM com um talão de medicamentos por dispensar
-
Mais informação de Posologia
-
Os alertas de interações medicamentosas estão mais eficazes
-
A Ficha de Produto continua a evoluir
-
A preparação de encomenda está mais eficiente
-
Módulo de fidelização – Os vales de desconto já podem ter prazo de validade
-
O Mapa de descontos comerciais passa a incluir a % de desconto
-
Já é possível emitir faturas em Inglês
-
O Histórico de Movimentos está mais preciso
-
Novo fornecedor com Recepção Inteligente de Encomenda