NOVIDADES
1. Abertura de novas fichas de cliente via RNU
2. Atualização de fichas de cliente via RNU
3. Recolha digital de assinatura para o preenchimento da declaração RGPD
4. Via Verde do Medicamento passa a permitir a encomenda de 2 embalagens por cada pedido enviado
5. Possibilidade de verificação de qualquer tipo de produto (não exclusivamente abrangido pela DMF) na Resolução de Reservas
6. Novo ficheiro do Tipo Infoprex exportável no formato CSV
7. Novos alertas relacionados com o utente em atendimento: Sem Telemóvel e/ou Sem Endereço Eletrónico na ficha
8. Novos alertas relacionados com o utente em atendimento: Total de Pontos e Vales
9. Ticket médio de venda passa a refletir o IVA
10. Histórico na Ficha de Produto passa também a refletir: Devoluções, Quebras e Guias de Transferência
11. Melhorias da interface relativa a Configurações e Integrações
12. Nova interface dedicada a parametrizações exclusivas do Módulo Loja Online do Winphar
13. Possibilidade de satisfazer massivamente todas as reservas passa a ser parametrizável pela farmácia
As Novidades desta Versão são resultado dos “discos mais pedidos” pelos nossos clientes, os Frutos de Verão de uma relação próxima e transparente, de mútua e contínua colaboração e confiança. Crescemos juntos!
1. Abertura de novas fichas de cliente via RNU
A criação de novas fichas de cliente é o primeiro passo para a promoção de um acompanhamento próximo e personalizado, potenciando a fidelização desses clientes. Facilitar este processo é vital para fazer crescer o número de visitas, as vendas e, no limite, a notoriedade da farmácia!
Assim, a sua Equipa Winphar possibilitou a abertura de fichas, através do Registo Nacional de Utente (RNU), que permite, através do nº de contribuinte ou nº de utente ou nº de cartão de cidadão, o acesso aos seguintes dados (*) para posterior gravação:
- Nome
- Morada
- Código Postal
- Localidade
- Telemóvel
- Data de Nascimento
- Género
- Nº Contribuinte (NIF)
- Nº Cartão de Cidadão
- Nº Utente
(*) O preenchimento dos dados está dependente da resposta do serviço de consulta ao RNU, que nem sempre devolve todos os elementos mencionados.
Para criar uma nova ficha através do RNU aceda a Vendas> Balcão e, de seguida, clique no ícone (+) preconizado para a criação de novas fichas, junto à caixa de identificação do cliente. (Se tiver dúvidas passe o cursor por cima destes ícones, uma vez que, nesse caso, surge informação acerca da funcionalidade de cada um.)
Depois insira um dos elementos necessários à criação automática da ficha (nº de contribuinte (NIF), nº de utente ou nº de cartão de cidadão) e, por fim, clique em Consultar [F3]. Caso, por algum motivo, seja necessário nesta fase a criação de uma ficha manual (por exemplo, por indisponibilidade de um dos três elementos necessários), clique em Criar ficha manualmente [F2].
Irá obter uma ficha de cliente pré-preenchida com os dados supramencionados e assinalados, refletidos no separador Identificação:
E dados refletidos no separador Outros:
Note que alterámos a designação de bilhete de identidade para cartão de cidadão na tabela Números de Cliente.
Complete todos os dados que considera relevantes e, para concluir a criação da nova ficha, clique em Gravar [F4].
2. Atualização de fichas de cliente via RNU
De forma a permitir a atualização de dados das fichas criadas antes desta versão, a sua equipa Winphar acrescentou o botão [RNU] à ficha de cliente.
Para o efeito, abra a ficha de cliente pretendida e clique em Alterar [F6]:
De seguida clique em [RNU]:
Ao clicar em [RNU], o Winphar valida se já se encontra preenchido na ficha qualquer um dos elementos necessários (nº de contribuinte (NIF), nº de utente ou nº de cartão de cidadão) para permitir a consulta.
Em caso afirmativo, atualiza os dados da ficha de acordo com a informação do repositório do RNU. Para gravar a nova informação recolhida clique em Gravar [F4].
Caso contrário, surge a janela de consulta ao RNU a solicitar um dos três elementos necessários para que o utilizador possa prosseguir com a atualização da ficha de cliente.
3. Recolha digital de assinatura para o preenchimento da declaração RGPD
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) é um diploma Europeu (EU 2016/679) que oferece ao cidadão um conjunto de direitos sobre os seus dados pessoais, que podem ser exercidos junto das organizações que os tratam e guardam, implicando um conjunto de medidas técnicas para garantir o seu cumprimento.
Uma dessas medidas, com elevado impacto no dia a dia das Farmácias é a recolha do Consentimento Informado para o arquivo e/ou tratamento de dados pessoais e de saúde, quer para efeitos de marketing, quer para o acompanhamento farmacoterapêutico.
Nesta versão, o seu Winphar oferece-lhe a possibilidade de recolher a assinatura digitalmente, de forma a facilitar o processo de recolha e reduzir o desperdício de papel, através da integração com um equipamento próprio para a recolha digital de assinaturas ou Signature PAD. Caso deseje saber mais sobre estes equipamentos, contacte-nos através de comercial@winphar.pt.
Com o intuito de permitir a recolha ou a atualização da declaração de consentimento informado de dados ao abrigo do RGPD, acrescentámos dois novos botões ao separador RGPD da ficha de cliente.
- Ass. Digital: Permite o envio do pedido de assinatura para o dispositivo de recolha digital de assinatura. (*)
Este botão permanece ativo apenas quando ainda não foi recolhida qualquer declaração de consentimento informado para o utente cuja ficha se encontra aberta. - Eliminar Declaração: Permite a eliminação da declaração anteriormente recolhida.
Ativo apenas se já existir declaração de consentimento informado previamente assinada.
(*) Quando enviar o pedido de recolha digital da assinatura, será mostrado ao utente o mesmo conteúdo da declaração de consentimento informado atual dividido por blocos:
- Bloco 1: Enquadramento
- Bloco 2: Geral
- Bloco 3: CRM
- Bloco 4: Acompanhamento Farmacoterapêutico
- Bloco 5: Assinatura
O utente deve clicar em Próximo e em Autorizo/Não Autorizo de acordo com a sua opção em cada bloco e assinar no último écran. Para concluir, o utente clica em Gravar para que o Winphar gere um ficheiro em formato PDF com a compilação de todas as opções escolhidas.
Nesse momento, surge uma janela informativa para o utilizador do Winphar, que indica que a gravação da Declaração se encontra a decorrer. Pode sugerir ao utente que pouse a caneta e clique em [OK]. (Caso não clique em OK a janela fica visível durante 5 segundos e depois desaparece.)
Assim que a Declaração de Consentimento Informado seja guardada com sucesso, surge uma mensagem com essa informação. Clique novamente em [OK]. (Caso não clique em OK a janela fica visível durante 5 segundos e depois desaparece.)
É gerada a Declaração de Consentimento Informado com todas as opções do utente compiladas:
O Ficheiro fica guardado no Winphar, podendo ser consultado através do botão Imprimir no separador RGPD da ficha do utente.
4. Via Verde do Medicamento passa a permitir a encomenda de 2 embalagens por cada pedido enviado
O projeto Via Verde do Medicamento (VVM) consiste numa via excecional de aquisição dos medicamentos abrangidos, que pode ser ativada quando a Farmácia não tem stock do medicamento pretendido, particularmente importante no atual contexto de escassez de medicamentos no mercado.
Nestes casos, está preconizada a encomenda Via Verde pela farmácia ao distribuidor aderente, com base numa receita médica válida. Depois, o distribuidor satisfaz o pedido de encomenda através do stock reservado para este canal.
A partir desta versão, o seu Winphar vai permitir a encomenda de 2 embalagens no mesmo pedido VVM, possibilitando uma encomenda mais rápida no caso de ser necessária mais do que 1 embalagem e cumprindo simultaneamente com todos os pressupostos legais associados ao projeto.
Caso deseje saber mais sobre o projeto Via Verde do Medicamento contacte a sua associação.
5. Possibilidade de verificação de qualquer tipo de produto (não exclusivamente abrangido pela DMF) na Resolução de Reservas
A resolução de reservas no Winphar corresponde à entrega dos produtos ao nosso utente e ocorre a jusante da satisfação de reservas (quando o produto reservado é rececionado na farmácia).
Sempre que um medicamento abrangido pela Diretiva dos Medicamentos Falsificados (DMF) associado a uma reserva paga é resolvido ou entregue ao utente, a Confirmação de Carrinho é despoletada automaticamente (já que no momento da venda, o QR code não terá sido desativado devido à ausência do medicamento) de forma a cumprir a diretiva sem constrangimentos.
Para além da desativação dos códigos bidimensionais, a Confirmação de Carrinho tem como objetivo assegurar que o medicamento dispensado corresponde ao medicamento associado à respetiva venda, uma vez que há embalagens muito semelhantes que podem gerar erros na dispensa.
Assim, e de forma a implementar a sugestão de alguns dos nossos clientes que se sentem mais seguros na dispensa com este mecanismo, ativámos a confirmação de carrinho no momento da resolução de reservas de todos os produtos pagos, quer sejam ou não abrangidos pela DMF.
6. Novo ficheiro do Tipo Infoprex exportável no formato CSV
A pedido de várias das nossas farmácias, aderentes a serviços de consultoria ou grupos de compras, que utilizam um ficheiro em formato CSV tipificado, destinado a ser incorporado em diversas ferramentas de gestão, acrescentámos a possibilidade de exportar um ficheiro do tipo INFOPREX através do Winphar.
Para esse efeito, aceda ao Menu Gestão> Exportações> Ficheiro do Tipo Infoprex:
Surge, de seguida, um aviso, que deve ser lido com atenção, e caso deseje proceder com a exportação, clique em Sim.
Selecione a pasta onde deseja guardar o ficheiro do tipo Infoprex e clique em Guardar.
Aguarde a exportação do ficheiro, que pode demorar vários minutos. Assim que concluída surge, por fim, uma janela com essa indicação.
Clique em OK e aceda ao ficheiro, através da localização escolhida.
7. Novos alertas relacionados com o utente em atendimento: Sem Telemóvel e/ou Sem Endereço Eletrónico na ficha
O Balcão Interativo de Cliente é uma das funcionalidades marca Winphar mais elogiada pelos nossos clientes, já que faculta às farmácias um atendimento rápido, eficiente e de proximidade. Considerando adicionalmente o espírito de melhoria contínua que nos caracteriza, disponibilizamos nesta versão novos alertas ao Balcão, que permitem perceber de forma instantânea se o utente em atendimento tem ou não o telemóvel e/ou o e-mail preenchido na respetiva Ficha.
Aceda a Vendas> Balcão e identifique o seu cliente:
Os ícones assinalados indicam respetivamente a falta de e-mail e de telemóvel na Ficha de cliente (válido para clientes com declaração de consentimento informado recolhida – RGPD).
Note que alterámos também a designação dos produtos dispensados sem receita médica e que aguardam regularização de x produtos em falta para x produtos em venda suspensa.
8. Novos alertas relacionados com o utente em atendimento: Total de Pontos e Vales
À semelhança do ponto anterior e com o intuito de oferecer ferramentas que facilitem a interação da farmácia com os seus clientes, aumentando a sua fidelização, acrescentámos também no Balcão Interativo de Cliente informações relativas à quantidade de pontos por rebater, bem como ao valor de vales por resgatar.
9. Ticket médio de venda passa a refletir o IVA
A pedido de várias das nossas farmácias e lojas de saúde, o ticket médio apresentado no Balcão Interativo de Cliente passa a refletir o IVA associado às compras efetuadas. Desta forma, é possível fazer comparações e análises mais rápidas com o valor total da compra do utente em atendimento.
10. Histórico na Ficha de Produto passa também a refletir: Devoluções, Quebras e Guias de Transferência
Com esta nova versão, vai conseguir aceder a mais informações acerca do histórico de movimentos de um produto, de forma a facilitar ainda mais a monitorização da evolução do respetivo stock (existências).
Aceda a Histórico [F10], através da Ficha de Produto e clique em Histórico de Movimentos:
Irá obter uma listagem, passível de filtragem, com informações acerca dos seguintes movimentos:
- Vendas ao Balcão (disponível em versões anteriores)
- Compras a Fornecedores (disponível em versões anteriores)
- Devoluções ao Balcão (disponível em versões anteriores)
- Devoluções/ Resoluções Fornecedores – NOVIDADE
- Quebras /Sobras – NOVIDADE
- Guias de Transferência – NOVIDADE
11. Melhorias da interface relativa a Configurações e Integrações
Um dos nossos grandes objetivos é adaptar o máximo possível o seu Winphar à realidade da sua Farmácia ou Loja de Saúde, que pode ser diferente de cliente para cliente e, por isso, é fundamental que a interface de Configuração seja intuitiva e permita uma customização rápida e eficaz. Inclusive, disponibilizámos recentemente um webinar dedicado ao Menu Configuração, que pode visualizar na integra (ainda que, no momento da sessão, as alterações disponibilizadas nesta versão 7.37 não estivessem naturalmente disponíveis e refletidas).
Nesta versão, a nossa equipa adaptou e reorganizou os separadores Configurações e Integrações e acrescentou o separador Online, dedicado a Lojas Online que integram com o Winphar.
- Separador Configurações:
✔ Acrescentamos a opção “Permitir selecionar todas as reservas” – para mais detalhes ver ponto 13 das Novidades desta versão;
✔ Realocámos a secção dedicada ao Robot no separador Integrações;
✔ Eliminámos algumas opções obsoletas e o espaço foi reorganizado.
- Separador Integrações:
✔ Acrescentamos a opção “Ativar Envio SAFT Automático” – nas versões anteriores a ativação desta parametrização carecia de apoio da nossa equipa técnica;
✔ Realocámos neste separador a secção dedicada às integrações com o Robot (anteriormente no separador Configurações);
✔ Realocámos a secção dedicada à Loja Online no novo separador Online (adicionado nesta versão);
✔ O espaço foi reorganizado.
- Novo separador Online:
✔ Criámos um novo separador dedicado à Loja Online, no qual incluímos novas secções, que vão permitir diferentes configurações para cada tipo de Loja Online.
12. Nova interface dedicada a parametrizações exclusivas do Módulo Loja Online do Winphar
Tal como mencionado no ponto anterior (11), nesta versão adicionámos um separador às Configurações, que funciona como uma interface dedicada a parametrizações exclusivas do Módulo Loja Online.
Incrementámos as possibilidades de configuração, que se traduzem em mais automatismos entre a Loja Online e o Winphar, abreviando tempo à nossa equipa técnica, sempre que nos é solicitada a alteração de determinados parâmetros, como por exemplo, a adição de um novo método de envio.
Para mais informações relacionadas com integrações com Lojas Online e plataformas disponíveis, contacte a nossa Equipa Comercial através de comercial@winphar.pt.
13. Possibilidade de satisfazer massivamente todas as reservas passa a ser parametrizável pela farmácia
Com o objetivo de limitar a possibilidade de erro ao satisfazer ou resolver massivamente todas as Reservas através da checkbox presente no canto superior esquerdo do submenu dedicado às Reservas de Produtos (acessível através de Vendas> Reservas), foi adicionada a possibilidade de desativar a referida checkbox através das Configurações do seu Winphar. Assim, o utilizador pode escolher se pretende ou não ter a possibilidade de selecionar todas as Reservas simultaneamente.
Com esta versão, por omissão em todos os nossos clientes, desativamos a possibilidade de selecionar todas as reservas – visto não selecionado:
Como consequência, a checkbox presente no canto superior esquerdo do submenu dedicado às Reservas de Produtos irá permanecer bloqueada e desativada.
No entanto, caso deseje ativar a checkbox que permite a seleção simultânea de todas as Reservas, aceda ao Menu Administração> Configuração, marque o visto da opção: Permitir selecionar todas as reservas e clique em [OK] [F4], para gravar essa opção.
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Na versão anterior 7.36.07 foram disponibilizadas as seguintes funcionalidades:
- Módulo de Encomendas Complementares – Novas Funcionalidades
- Inclusão de novo campo [Observações] na fatura A4